A definição dos prazos de guarda dos documentos de arquivo é considerada uma atividade de:
- A)Avaliação.
Correta, porque a definição dos prazos de guarda integra a avaliação documental e a tabela de temporalidade.
- B)Protocolo.
Errada, porque protocolo cuida do recebimento, registro, autuação e tramitação de documentos, não dos prazos de guarda.
- C)Eliminação.
Errada, porque eliminação é a etapa posterior, em que documentos já avaliados e sem valor de guarda são descartados.
- D)Automação.
Errada, porque automação é recurso tecnológico de apoio à gestão, não uma atividade arquivística de definição de temporalidade.
Gabarito: A
Quando você pensa em gestão de documentos, imagine uma triagem bem organizada: o arquivo não guarda tudo para sempre, nem joga tudo fora de qualquer jeito. É justamente na fase de avaliação que se decide o destino dos documentos, inclusive os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, além de definir o que será eliminado e o que terá guarda permanente. Na prática, essa decisão costuma ser formalizada na tabela de temporalidade de documentos, um instrumento clássico da gestão documental. Ela é construída a partir da análise do valor administrativo, fiscal, legal, probatório e histórico dos documentos. Ou seja, não é chute, nem hábito do setor: é técnica de arquivologia aplicada à administração pública e privada. Por isso, o gabarito é a letra A. A definição dos prazos de guarda faz parte da avaliação documental, etapa prevista na Política Nacional de Arquivos (Lei 8.159/1991) e consolidada na doutrina arquivística como parte essencial da gestão de documentos. As demais alternativas tentam te puxar para funções operacionais, mas nenhuma delas trata da decisão técnica sobre quanto tempo o documento deve permanecer guardado. Em prova, quando aparecer “prazo de guarda”, pense imediatamente em avaliação e tabela de temporalidade.