A correta aplicação da gestão de documentos permite controlar e acompanhar tudo o que é produzido ou recebido pela organização, garantindo a uniformização de procedimentos e eficiência na recuperação da informação. Tendo em vista que medidas de controle e acompanhamento contribuem para transparência, desburocratização, legalidade dos atos administrativos e destinação adequada dos documentos, assinale a afirmativa correta.
- A)A recepção da instituição é responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos.
Errada: a recepção não é, em regra, o setor técnico responsável por registro, distribuição, tramitação e expedição documental, funções típicas do protocolo.
- B)Através do protocolo, é possível viabilizar a recuperação e o acesso a todos os documentos físicos produzidos pela organização, por estarem ali arquivados.
Errada: o protocolo não arquiva todos os documentos físicos produzidos pela organização; ele controla a entrada e o fluxo, não serve como arquivo de guarda permanente.
- C)O protocolo corresponde a um conjunto de operações que possibilitam o controle do fluxo documental, sendo responsável pelo recebimento e distribuição de documentos da instituição.
Certa: o protocolo é o conjunto de operações que controla o fluxo documental, com recebimento e distribuição de documentos na instituição.
- D)Depois de classificados os documentos pelo protocolo, eles são encaminhados às áreas de destinação para que sejam feitos os registros de remetente, data, assunto, dentre outras informações que facilitem a localização posterior.
Errada: os registros de remetente, data e assunto são feitos no momento do recebimento e controle inicial, e não depois do encaminhamento para áreas de destinação.
Gabarito: C
Na gestão de documentos, o objetivo é fazer a informação circular com ordem: entra, é controlada, tramita, e depois recebe a destinação correta. Isso evita bagunça, retrabalho e aquele clássico drama de "sumiu o documento". Em arquivo corrente e intermediário, o controle do fluxo documental é essencial para garantir rastreabilidade, acesso e segurança administrativa. Dentro desse processo, o protocolo tem papel central. Ele não é um lugar para "guardar tudo", mas sim um conjunto de operações que recebe, registra, classifica, distribui e acompanha os documentos. Em outras palavras, o protocolo organiza o caminho do documento dentro da instituição, funcionando como a porta de entrada administrativa e como um sistema de controle do trâmite. Por isso, o gabarito é a letra C. A afirmativa descreve corretamente o protocolo como o setor/conjunto de operações responsável pelo recebimento e pela distribuição de documentos, controlando o fluxo documental. Essa é a ideia clássica da doutrina arquivística e aparece em harmonia com a gestão de documentos prevista na Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos e da importância da gestão documental para o ciclo de vida dos documentos. As outras alternativas misturam funções: recepção não faz o trabalho técnico do protocolo; protocolo não é depósito de todos os documentos físicos; e os registros de remetente, data e assunto são feitos no recebimento/protocolo, não depois do encaminhamento para destinação.