Considerando a frequência de uso dos documentos pelos órgãos ou entidades produtoras, os arquivos podem ser definidos como:
- A)Estrutural; funcional; e, por assunto.
Errada, porque estrutural, funcional e por assunto são critérios de classificação documental, não fases do arquivo pela frequência de uso.
- B)Digital; microfilmado; e, digitalizado.
Errada, porque digital, microfilmado e digitalizado dizem respeito ao suporte ou forma de reprodução dos documentos, e não à sua frequência de uso.
- C)Reservado; secreto; e, ultrassecreto.
Errada, porque reservado, secreto e ultrassecreto são graus de sigilo, não categorias de arquivo segundo a circulação ou uso.
- D)Corrente; intermediário; e, permanente.
Certa, porque corrente, intermediário e permanente são as três fases dos arquivos conforme a frequência de uso e a utilidade dos documentos.
Gabarito: D
Quando a Arquivologia fala em arquivos considerando a frequência de uso dos documentos, ela está tratando da chamada teoria das idades ou ciclo vital dos documentos. A lógica é simples: primeiro o documento é muito consultado porque ainda atende às atividades do dia a dia; depois ele perde uso, mas ainda precisa ser guardado por valor administrativo ou legal; por fim, se tiver valor histórico ou permanente, continua preservado para sempre. Essa divisão ajuda a organizar o arquivo sem transformar tudo em uma grande gaveta sem fundo. É exatamente por isso que o gabarito é a letra D. A classificação em corrente, intermediário e permanente corresponde às três fases do documento segundo sua utilização pelos órgãos produtores. No arquivo corrente ficam os documentos de uso frequente; no intermediário, os de uso menos frequente, mas ainda necessários por razões administrativas, legais ou fiscais; e no permanente, os documentos com valor histórico, probatório ou informativo duradouro. Esse entendimento é clássico na doutrina arquivística e aparece na Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados. A lei também ajuda a consolidar a ideia de gestão documental, que existe justamente para dar destino correto aos documentos ao longo dessas fases. Então, se a questão pergunta sobre frequência de uso, pense logo nessa tríade famosa. Em Arquivologia, isso é o básico que cai muito: corrente para uso constante, intermediário para uso eventual e permanente para guarda definitiva.