Na sociedade em que vivemos, deparamo-nos diariamente com inúmeros desafios de âmbito teórico e prático relacionado com a informação produzida pelo homem durante as suas atividades dentro de uma determinada organização. Ao longo dos tempos, o homem procurou formas de comunicar com os demais que o rodeavam, através de gestos, sons e outras técnicas que a natureza lhe oferecia. Mas foi precisamente por volta do ano 3000 a.C. que surgiu a escrita, fator importante para o processo informacional até os tempos atuais. Dessa forma, podemos ver que foi um longo processo até chegarmos à fase atual, em que a escrita, como forma de comunicação, ganhou espaço no mundo da arquivística. (Gestão e Organização de Documentos de Arquivos. webartigos.com.) Contudo, para que os documentos de arquivo cumpram sua função social, administrativa, técnica, jurídica, cultural, dentre outras, é necessário que:
- A)Sejam conservados segundo a regra criada pela instituição que os abriga, que pode variar de estado para estado ou sazonalmente.
Errada, porque a conservação de documentos não pode variar ao sabor de regra local improvisada; ela exige critérios técnicos e padronização arquivística.
- B)Todos os arquivos físicos sejam, o mais rapidamente possível, substituídos pelos arquivos digitais e digitalizados por questões de sustentabilidade.
Errada, porque arquivos digitais não substituem automaticamente os físicos, e a digitalização não é solução universal nem deve ser feita só por moda ou sustentabilidade.
- C)Estejam organizados, sejam preservados e acessíveis, exclusivamente aos pesquisadores da área de história, que possuem competência para manipulá-los.
Errada, porque documentos de arquivo não são destinados exclusivamente a pesquisadores de história; eles também servem à administração e ao cidadão.
- D)A classificação desses arquivos seja produzida e acumulada, agrupando-os, apenas por ordem cronológica, independentemente dos assuntos ou proveniências.
Errada, porque a classificação arquivística não se faz apenas por ordem cronológica, mas principalmente por proveniência e função, respeitando contexto e organicidade.
- E)Os arquivos se abram à administração, aos cidadãos e aos pesquisadores de diferentes áreas e, à frente desses, exista a presença de profissionais preparados para atendê-los.
Certa, porque o arquivo deve atender à administração, ao cidadão e aos pesquisadores, com profissionais preparados para garantir acesso, preservação e organização.
Gabarito: E
A ideia central aqui é simples: arquivo não serve para ficar trancado em uma gaveta bonita, mas inútil. Documentos de arquivo existem para atender a necessidades administrativas, jurídicas, técnicas, culturais e também de memória social. Para isso, precisam estar organizados, preservados e, principalmente, acessíveis a quem tem direito de usá-los. Na Arquivologia, um princípio muito importante é o da acessibilidade com responsabilidade: o arquivo não é um “clube fechado” só para historiadores. Ele deve servir à administração, ao cidadão e também à pesquisa, respeitando regras de acesso, sigilo e preservação. Isso conversa com a própria função social dos arquivos, muito valorizada na doutrina arquivística e em normas como a Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011), que reforça o direito de acesso à informação pública. Além disso, a presença de profissionais de arquivo é essencial. Não basta guardar papéis ou digitalizar tudo de qualquer jeito. Quem trabalha com arquivo precisa classificar, avaliar, preservar e disponibilizar os documentos de forma técnica, para que eles continuem confiáveis e úteis ao longo do tempo. Por isso, o gabarito é a letra E: os arquivos devem se abrir à administração, aos cidadãos e aos pesquisadores, com profissionais capacitados para atender e garantir a correta gestão documental. É a resposta que respeita a função social do arquivo sem transformar acesso em bagunça nem preservação em isolamento.