A organização interna empresarial é um dos pré-requisitos para o funcionamento eficiente dos processos administrativos. Por isso, é fundamental que as estratégias de arquivamento sejam bem definidas e desenvolvidas. Sobre o exposto, assinale a afirmativa correta.
- A)Na fase corrente, apenas um método de arquivamento deve ser escolhido.
Errada, porque na fase corrente pode haver uso de mais de um método de arquivamento, conforme a organização e a necessidade institucional.
- B)Todo documento deve passar obrigatoriamente pelas três fases do ciclo vital.
Errada, pois nem todo documento passa obrigatoriamente pelas três fases do ciclo vital, já que alguns podem ser eliminados ou recolhidos conforme sua destinação.
- C)Os documentos de valor permanente podem ser eliminados, se determinados pela tabela de temporalidade.
Errada, porque documento de valor permanente não pode ser eliminado; sua natureza exige guarda definitiva.
- D)A expressão “arquivo morto” é condenada na arquivologia, uma vez que os arquivos são guardados pelos seus valores e podem a qualquer momento serem utilizados para fins de consulta, pesquisa etc.
Certa, porque “arquivo morto” é expressão inadequada na Arquivologia, já que documentos arquivados continuam podendo ter valor e ser consultados.
Gabarito: D
Na Arquivologia, os documentos passam por uma gestão que acompanha sua vida útil na instituição: fase corrente, intermediária e, quando for o caso, destinação final. Na fase corrente, os documentos são usados com frequência e ficam perto de quem produz e consulta. Na intermediária, o uso cai bastante, mas eles ainda podem ter valor administrativo, legal ou fiscal. E só depois vem a destinação: eliminação ou recolhimento para guarda permanente, conforme a tabela de temporalidade e a avaliação documental. A banca tenta confundir quando fala em “arquivo morto”, expressão muito comum no senso comum, mas rejeitada na linguagem técnica da Arquivologia. O motivo é simples: documento arquivado não está “morto”; ele apenas pode estar com menor circulação, ainda preservando valores que justificam consulta futura. Em outras palavras, o arquivo não é cemitério de papel, é memória organizada e, muitas vezes, ainda útil. Por isso, a alternativa D está correta: a expressão “arquivo morto” é inadequada, pois os documentos são guardados por seus valores probatório, administrativo, fiscal, histórico ou informativo, e podem ser consultados a qualquer momento, conforme sua natureza e destinação. Um ponto importante para prova: a tabela de temporalidade não autoriza eliminar documento permanente. Pelo contrário, ela define prazos e a destinação correta de cada conjunto documental, respeitando a avaliação prevista na teoria arquivística e na Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados.