É apresentado a seguir o extrato de um plano de classificação de documentos de arquivos das atividades meio de determinada empresa. 100. Administração Geral 110. Gestão de pessoas 120. Orçamento e finanças 130. Documentação e informação 131. Avaliação e destinação 132. Classificação e organização 140. Patrimônio 141. Aquisição de produtos e serviços 142. Descarte de produtos e serviços Com base na classificação precedente, assinale a opção correta.
- A)As atas de registro de preços devem ser classificadas no código 140.
Errada: atas de registro de preços se relacionam com aquisição/licitações e não com patrimônio em sentido genérico.
- B)As guias de recolhimentos devem ser classificadas no código 132.
Errada: guias de recolhimento são documentos de finanças, não de classificação e organização de documentos.
- C)O formulário de frequência de servidor requisitado deve ser classificado no código 120.
Errada: formulário de frequência de servidor pertence a gestão de pessoas, e não a orçamento e finanças.
- D)O edital de eliminação de documentos de arquivo deve ser classificado no código 131.
Certa: edital de eliminação é documento típico do processo de avaliação e destinação de documentos.
- E)O edital de alienação de bens móveis considerados inservíveis deve ser classificado no código 141.
Errada: edital de alienação de bens móveis inservíveis se vincula ao patrimônio, mas ao descarte de produtos e serviços, não à aquisição.
Gabarito: D
Em planos de classificação de arquivos, cada assunto ganha um código para facilitar a organização, a recuperação e, depois, a destinação correta dos documentos. Em atividades-meio, isso costuma aparecer bem na prática: gestão de pessoas, finanças, patrimônio, documentação e assim por diante. A lógica é simples: o documento vai para o código do assunto de que ele trata, não para o local onde ele foi produzido nem para um tema parecido por intuição. No trecho dado, o código 130 trata de documentação e informação, e dentro dele o 131 é avaliação e destinação. É exatamente aqui que entra o edital de eliminação de documentos, porque ele é um ato ligado ao processo de avaliação documental e à definição do que será eliminado conforme tabela de temporalidade e regras arquivísticas. Por isso, a alternativa D está correta: edital de eliminação de documentos de arquivo se enquadra em avaliação e destinação, código 131. Essa ideia conversa com a prática arquivística prevista na Lei nº 8.159/1991 e, no fluxo de gestão documental, com a lógica da avaliação e da destinação final. Já os outros itens tentam jogar documentos para códigos que parecem próximos, mas não são o assunto principal deles.