Após a classificação do documento, este deve ser ordenado. Assinale a opção que apresenta o objetivo da ordenação de documentos.
- A)agilizar o arquivamento
Correta, porque a ordenação organiza os documentos para tornar o arquivamento mais rápido e eficiente.
- B)descrever a série documental
Errada, porque descrever a série documental é tarefa ligada à descrição arquivística, não à ordenação.
- C)avaliar o documento
Errada, porque avaliar o documento faz parte da avaliação documental, etapa distinta da ordenação.
- D)estabelecer os prazos de guarda
Errada, porque os prazos de guarda são definidos na avaliação, não na ordenação.
Gabarito: A
Depois que o documento é classificado, ele ainda precisa ser organizado fisicamente ou logicamente dentro da série documental. É aí que entra a ordenação: colocar os documentos em uma sequência padronizada, para que o arquivamento e, depois, a recuperação sejam rápidos e sem dor de cabeça. Em Arquivologia, classificação responde à pergunta “onde este documento se encaixa na estrutura funcional?”, enquanto a ordenação responde a “em que ordem ele vai ficar dentro desse conjunto?”. Em geral, a ordenação segue critérios como numérico, cronológico, alfabético ou geográfico, sempre pensando em facilitar o trabalho do arquivo corrente e do intermediário. Por isso, o objetivo da ordenação é agilizar o arquivamento. Se os documentos estão organizados de forma lógica, o servidor encontra, guarda e localiza tudo com mais eficiência, reduzindo erro, retrabalho e aquela clássica caça ao papel perdido. Já as outras ideias da questão pertencem a outras etapas da gestão documental: avaliação define prazos de guarda e destinação; descrição ajuda na representação e acesso à informação; e a série documental é resultado da classificação, não da ordenação.