A passagem dos documentos do setor de protocolo ao destinatário responsável pelo assunto do documento é conhecida como
- A)expedição.
Errada: expedição é a saída ou envio de documentos, geralmente para fora da unidade administrativa, e não o encaminhamento interno ao responsável.
- B)recebimento.
Errada: recebimento é a etapa em que o documento entra no órgão ou setor, antes de ser encaminhado ao destinatário interno.
- C)distribuição.
Certa: distribuição é a passagem do documento do setor de protocolo ao destinatário responsável pelo assunto.
- D)registro.
Errada: registro é a anotação/cadastramento do documento, e não o ato de repassá-lo ao responsável.
- E)tramitação.
Errada: tramitação é o percurso do documento dentro da instituição, um conceito mais amplo do que a simples passagem do protocolo ao destinatário.
Gabarito: C
Na rotina de protocolo e arquivo, cada documento tem um “caminho” dentro do órgão. Primeiro ele costuma ser recebido, registrado e, depois, segue para a unidade ou pessoa competente. Quando o documento sai do setor de protocolo e vai para o destinatário responsável pelo assunto, isso recebe o nome de distribuição. É a etapa em que o documento deixa a triagem inicial e é encaminhado ao “dono” do tema, sem mistério e sem poeira de arquivo parado. Esse conceito aparece na doutrina de gestão de documentos como parte das atividades de protocolo, junto com recebimento, classificação, registro e expedição. A lógica é simples: o protocolo organiza a entrada e a saída de documentos, e a distribuição faz o encaminhamento interno para quem vai tratar do assunto. Por isso o gabarito é a letra C. Não se trata de expedição, porque expedição é o envio de documentos para fora ou a saída formal do órgão. Também não é recebimento, porque aqui o documento já passou da fase de entrada. E não é registro nem tramitação, porque registro é a anotação formal do documento e tramitação é o percurso interno mais amplo que ele percorre. Em termos práticos, pense assim: o protocolo não é só uma “portaria de papel”, ele também encaminha o documento para a área certa. Essa passagem ao responsável pelo assunto é exatamente a distribuição.