Recomenda-se, de forma majoritária, que a classificação de documentos de arquivo seja baseada fundamentalmente
- A)na estrutura orgânica da instituição.
Errada, porque a classificação arquivística não se baseia fundamentalmente na estrutura orgânica, mas nas funções e atividades que produzem os documentos.
- B)no assunto dos documentos.
Errada, porque o assunto é critério mais típico de biblioteconomia, não de classificação de documentos de arquivo.
- C)na espécie documental.
Errada, porque espécie documental descreve a forma do documento, como ofício ou ata, e não serve como base principal de classificação.
- D)na função organizacional.
Certa, porque a classificação arquivística deve se fundamentar na função organizacional que gerou os documentos, respeitando a lógica da produção documental.
- E)na tipologia documental.
Errada, porque tipologia documental identifica a combinação entre forma e função do documento, mas não é o fundamento básico da classificação.
Gabarito: D
Na Arquivologia, a classificação de documentos de arquivo deve partir do contexto de criação do documento, e não do seu tema “de prateleira”. Em arquivos, o documento existe porque alguém o produziu no exercício de uma atividade administrativa, jurídica ou operacional. Por isso, a lógica mais aceita é classificar com base na função desempenhada pela संस्था ou órgão, porque é a função que gera os documentos e organiza os conjuntos documentais de forma coerente. A doutrina arquivística tradicional ensina que a classificação deve respeitar os princípios da proveniência e da organicidade. Em termos práticos, isso significa que os documentos precisam ser agrupados conforme as funções, atividades e transações que os originaram, preservando o vínculo com o produtor e com o fluxo de trabalho. É o famoso “documento fala com a atividade que o criou”, e não com o assunto genérico que ele trata. Por isso, o gabarito é a alternativa D. A base funcional é a mais indicada porque permite refletir a estrutura administrativa e facilitar a gestão documental, a recuperação da informação e a destinação correta, especialmente em arquivos correntes e intermediários. Já classificar por assunto pode até parecer intuitivo, mas costuma ser inadequado em arquivo, porque rompe a lógica de produção e mistura documentos de origens e contextos diferentes. Em prova CESPE/CEBRASPE, fique atento: a banca adora trocar a visão de biblioteca pela visão de arquivo. Em biblioteca, o assunto costuma mandar; em arquivo, manda a função que gerou o documento.