André é o gestor responsável por conduzir melhorias no processo de contas a pagar da organização em que trabalha. Já foram levantados os diversos problemas e identificadas suas causas. Agora, André quer estabelecer a ordem de prioridade das ações de melhoria no processo, considerando: os impactos dos diferentes problemas sobre as pessoas e os resultados; o potencial de agravamento dos diferentes problemas caso não sejam resolvidos; e a urgência na solução de cada problema. Para auxiliá-lo nessa tarefa, André deve fazer uso da seguinte ferramenta:
- A)5W2H;
5W2H serve para estruturar plano de ação, não para definir prioridade entre problemas.
- B)matriz GUT;
Correta: a matriz GUT usa Gravidade, Urgencia e Tendencia para priorizar problemas e ações de melhoria.
- C)diagrama de Gantt;
O diagrama de Gantt organiza cronograma e prazos de tarefas, mas não mede impacto, urgencia ou agravamento.
- D)diagrama de Pareto;
O diagrama de Pareto ajuda a identificar os poucos fatores que respondem pela maior parte dos efeitos, mas não é a ferramenta típica para essa tripla avaliação.
- E)diagrama de Ishikawa.
O diagrama de Ishikawa serve para analisar causas de um problema, não para ordenar prioridades de solução.
Gabarito: B
Quando voce precisa organizar melhorias em um processo, nem tudo pode ser resolvido na mesma hora. Primeiro, identifica-se o problema, depois suas causas, e por fim entra a parte de priorização: o que atacar antes, o que pode esperar e o que tende a piorar mais rápido. É aqui que a ferramenta correta entra em cena. A matriz GUT avalia exatamente tres criterios: Gravidade, Urgencia e Tendencia. A gravidade olha o tamanho do impacto sobre pessoas e resultados; a urgencia mede o quanto a ação precisa ser imediata; e a tendencia verifica o potencial de agravamento se nada for feito. Perceba como isso bate quase palavra por palavra com o enunciado. Na pratica, voce atribui notas para cada problema nesses tres fatores e calcula uma prioridade. Assim, a equipe para de trabalhar no modo "apagar incendio por intuição" e passa a decidir com criterio. Em gestão de processos, isso ajuda muito quando ha varios gargalos competindo por atenção. Por isso o gabarito é a letra B. As outras ferramentas da lista servem para outras etapas do trabalho: planejar ação, desenhar cronograma, analisar causas ou priorizar poucos itens por frequência, mas não para esse tipo de classificação por gravidade, urgencia e tendencia.