De acordo com a Lei nº 8.159/1991: “Art. 3º. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (BRASIL, 1991.) Constitui-se em objetivo da gestão documental:
- A)Dificultar a produção, administração, controle e manutenção dos documentos de forma racional, econômica e eficiente.
Errada, porque a gestão documental busca racionalizar e facilitar a administração dos documentos, e não dificultá-la.
- B)Prejudicar o uso da informação e de acordo com a natureza do suporte possuir maior ou menor controle da massa documental.
Errada, porque o objetivo é melhorar o uso da informação e o controle documental, não prejudicá-los.
- C)Facilitar estragos e danos aos documentos que representam a memória institucional para reduzir os custos com a administração e manutenção dos documentos.
Errada, pois a gestão documental preserva os documentos e a memória institucional, não promove estragos ou danos.
- D)Viabilizar a recuperação da informação através de ferramentas tecnológicas modernas que facilitam a localização e utilização da informação com eficiência, rapidez e precisão.
Certa, porque a gestão documental visa facilitar a recuperação da informação com eficiência, rapidez e precisão, inclusive com apoio de ferramentas tecnológicas.
Gabarito: D
A Lei nº 8.159/1991, ao tratar da gestão de documentos, deixa claro que não se trata só de “guardar papel”, mas de organizar todo o ciclo de vida documental: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. A ideia é dar destino certo ao documento, seja para eliminação, seja para guarda permanente, sempre com critério e eficiência. Na prática, a gestão documental existe para ajudar a administração a funcionar melhor. Quando os documentos são bem controlados, fica mais fácil localizar informações, reduzir acúmulo desnecessário, economizar espaço e tempo, e proteger a memória institucional. É aqui que a tecnologia entra como aliada: sistemas, ferramentas de busca e bases digitais ajudam muito na recuperação rápida e precisa da informação. Por isso, a alternativa D está correta. Ela traduz exatamente um dos grandes objetivos da gestão documental: viabilizar a recuperação da informação com eficiência, rapidez e precisão. Em prova, sempre desconfie de alternativas que falem em dificultar, prejudicar ou danificar documentos, porque isso vai na direção oposta do que a gestão documental busca. Em resumo, gestão documental serve para organizar, controlar e recuperar documentos da melhor forma possível. É o famoso “não deixar a papelada virar selva”, porque documento parado e desorganizado custa caro e atrapalha a administração.