Todo sistema é dinâmico e tem processos que interligam os componentes e transformam os elementos de entrada em resultados. Cada tipo de sistema tem um processo ou dinâmica própria. Todas as organizações usam pessoas, dinheiro, materiais e informação, mas um banco é diferente de um exército e os dois de uma escola e esses três de um hospital devido às diferenças nos processos internos e nos resultados de cada um. São diferentes a tecnologia, as normas e os regulamentos, a cultura e os produtos e serviços que cada um produz. O que define a natureza do sistema é o processo, a natureza das relações entre as partes, e não apenas as partes, que são muito similares em todos os sistemas. Descreve adequadamente o conceito de “procedimentos administrativos e a utilidade dos “manuais administrativos” nas organizações, respectivamente:
- A)Documentos que registram a história da empresa; utilizados para treinar novos funcionários.
Errada, porque história da empresa e treinamento de novos funcionários não definem procedimentos administrativos nem a utilidade dos manuais de forma técnica.
- B)Formulários para solicitar férias e licenças; usados apenas pelos gestores para orientar sua equipe.
Errada, porque formulários de férias e licenças são apenas instrumentos específicos e não resumem a função ampla dos procedimentos e manuais administrativos.
- C)Políticas corporativas que determinam as regras de conduta dos funcionários; servem para padronizar a decoração dos escritórios.
Errada, porque políticas corporativas tratam de diretrizes gerais de conduta, e decoração de escritório não tem relação com a utilidade dos manuais administrativos.
- D)Guias que detalham as etapas sequenciais seguindo um rigor relacionado a regras jurídicas, atividade ou tarefa; instrumentos que consolidam e padronizam normas e rotinas da organização; facilitam a orientação dos colaboradores e contribuem para a eficiência e a qualidade dos processos.
Certa, porque procedimentos administrativos são etapas sequenciais para execução de tarefas e manuais administrativos padronizam normas, rotinas e orientam os colaboradores.
Gabarito: D
Na abordagem sistêmica, a organização é vista como um conjunto de partes interdependentes que transformam entradas em saídas por meio de processos. Ou seja, não basta olhar para pessoas, dinheiro, materiais e informação isoladamente: o que realmente diferencia uma organização da outra é a forma como esses elementos se relacionam e como o trabalho acontece internamente. Quando a questão fala em procedimentos administrativos, ela está falando justamente do passo a passo das atividades, com sequência lógica e padronização. Em geral, esses procedimentos organizam como uma tarefa deve ser executada, especialmente quando há regras, normas técnicas ou exigências legais envolvidas. Já os manuais administrativos têm função prática muito importante: consolidam e padronizam normas, rotinas e orientações da organização. Eles servem como referência para os colaboradores, ajudam no treinamento, reduzem erros e aumentam a eficiência e a qualidade dos processos. É o famoso "como fazemos as coisas por aqui", só que escrito e organizado. Por isso, o gabarito é a alternativa D. Ela descreve corretamente procedimentos administrativos como guias com etapas sequenciais e os manuais administrativos como instrumentos de padronização e orientação. Esse entendimento é compatível com a doutrina clássica de organização e métodos e com a visão sistêmica de que o processo interno é o que diferencia os sistemas organizacionais.