Questões de Arquivologia CESPE/CEBRASPE: comentadas e grátis

Resposta correta: B

A questão cobra a classificação dos documentos públicos na Lei nº 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos. Nessa lei, os documentos públicos, quanto ao estágio em que se encontram na vida administrativa, podem ser classificados como correntes, intermediários ou permanentes. Em linguagem simples: o documento nasce para uso frequente, depois pode ficar guardado aguardando prazo legal, e por fim, se tiver valor histórico, probatório ou informativo, vira permanente. Isso é diferente de classificação por sigilo, que fala em ostensivo, reservado, secreto e ultrassecreto, tema ligado à Lei de Acesso à Informação. Também não se confunde com termos genéricos como coletivo, individual, gerencial ou custodiado, que não são a tríade legal cobrada aqui. Por isso o gabarito é a letra B. A banca quer que você reconheça a classificação arquivística clássica dos documentos públicos segundo seu ciclo de vida, e não uma classificação por grau de acesso ou qualquer outra forma de organização documental.

Resposta correta: C

A análise tipológica olha para o documento não só como papel ou arquivo digital, mas como manifestação de uma função administrativa específica. Em outras palavras: ela ajuda a entender que tipo de documento é aquele, por que ele existe e em que contexto foi produzido. Isso é muito útil porque a tipologia documental liga forma, função e contexto, quase como se o documento tivesse uma "biografia" funcional. Por isso, a tipologia não fica presa apenas ao estudo teórico. Ela também serve como ferramenta prática na identificação documental, isto é, para reconhecer e definir corretamente o documento, e na classificação, porque ajuda a encaixá-lo na série ou na classe documental correspondente. Sem isso, a organização do arquivo vira um grande armário de papéis sem sobrenome. A doutrina arquivística trata a tipologia como um apoio importante para a gestão de documentos, especialmente na fase corrente e intermediária, quando a identificação correta do documento e de sua função é decisiva para separar, ordenar e avaliar. A classificação documental, inclusive, depende bastante desse entendimento do vínculo entre documento, atividade e função. Então o gabarito ser C faz sentido: a tipologia pode sim ser empregada em outras funções arquivísticas, como a identificação e a classificação. A banca costuma cobrar exatamente essa ideia de que tipologia não é um enfeite conceitual, mas uma ferramenta prática de trabalho arquivístico.

Resposta correta: E

A microfilmagem de documentos de arquivo no Brasil é regulada principalmente pela Lei nº 5.433/1968 e pelo Decreto nº 1.799/1996. A ideia central é simples: o filme precisa preservar a ordem e a integridade da sequência documental, porque em arquivo não vale “pular página” e depois fingir que nada aconteceu. Quando ocorre falha de operação ou problema técnico e algum documento de uma sequência fica sem ser registrado na microfilmagem, a norma não autoriza uma solução improvisada do tipo “depois a gente enfia no filme original”. O procedimento deve preservar a continuidade e a autenticidade do conjunto, com a recomposição técnica adequada da sequência, sem adulterar o filme original já produzido. Por isso o item está errado. A redação induz a pensar que os documentos omitidos seriam simplesmente reproduzidos depois e inseridos no filme original, mas isso contraria a lógica de preservação do original microfilmado e os cuidados formais exigidos pela legislação. Em prova CESPE, quando aparece esse tipo de frase com ar de procedimento técnico simples demais, desconfie: quase sempre falta um detalhe normativo importante. Em resumo: a microfilmagem deve manter fidelidade, sequência e segurança do acervo. Se houve omissão por falha técnica, a correção existe, mas não é feita de modo a mexer livremente no filme original como se fosse edição de vídeo.

Resposta correta: D

Na Arquivologia, a classificação de documentos de arquivo deve partir do contexto de criação do documento, e não do seu tema “de prateleira”. Em arquivos, o documento existe porque alguém o produziu no exercício de uma atividade administrativa, jurídica ou operacional. Por isso, a lógica mais aceita é classificar com base na função desempenhada pela संस्था ou órgão, porque é a função que gera os documentos e organiza os conjuntos documentais de forma coerente. A doutrina arquivística tradicional ensina que a classificação deve respeitar os princípios da proveniência e da organicidade. Em termos práticos, isso significa que os documentos precisam ser agrupados conforme as funções, atividades e transações que os originaram, preservando o vínculo com o produtor e com o fluxo de trabalho. É o famoso “documento fala com a atividade que o criou”, e não com o assunto genérico que ele trata. Por isso, o gabarito é a alternativa D. A base funcional é a mais indicada porque permite refletir a estrutura administrativa e facilitar a gestão documental, a recuperação da informação e a destinação correta, especialmente em arquivos correntes e intermediários. Já classificar por assunto pode até parecer intuitivo, mas costuma ser inadequado em arquivo, porque rompe a lógica de produção e mistura documentos de origens e contextos diferentes. Em prova CESPE/CEBRASPE, fique atento: a banca adora trocar a visão de biblioteca pela visão de arquivo. Em biblioteca, o assunto costuma mandar; em arquivo, manda a função que gerou o documento.

Resposta correta: E

As funções arquivísticas não param no arquivo corrente e no intermediário. Elas acompanham todo o ciclo de vida dos documentos: produção, classificação, avaliação, tramitação, arquivamento, descrição, preservação e, quando for o caso, acesso e difusão. Em outras palavras, o arquivo permanente também entra no jogo, e não fica de fora da brincadeira. Na prática, o documento nasce, circula, é usado com mais frequência no corrente, depois pode ir para o intermediário e, se tiver valor histórico, probatório ou informativo, segue para a guarda permanente. Nesse último estágio, continuam existindo funções arquivísticas, especialmente preservação, descrição e acesso. Por isso, a afirmação está errada. Dizer que as funções arquivísticas abrangem apenas as fases corrente e intermediária, excluindo o acervo permanente, contraria a visão consagrada na doutrina arquivística e na lógica da gestão de documentos, que considera o ciclo documental completo. Se quiser uma referência segura para prova, lembre que a política e a teoria de gestão documental no Brasil, alinhadas à Lei nº 8.159/1991, tratam a gestão de documentos como algo voltado à produção, tramitação, uso, avaliação e destinação, sem excluir a preservação permanente quando cabível.

Resposta correta: C

Na função de criação, a Arquivologia cuida de fazer o documento nascer do jeito certo: com forma, conteúdo e trâmite mais organizados desde o início. Isso inclui, sim, a padronização dos documentos criados, porque modelos, formulários, minutas e regras de preenchimento evitam retrabalho, reduzem erros e facilitam a recuperação depois. Em outras palavras: documento bem criado já começa economizando dor de cabeça no arquivo. Na prática, a padronização ajuda a garantir uniformidade, autenticidade e facilidade de uso. Quando a instituição define padrões para ofícios, memorandos, relatórios e registros, ela melhora a gestão documental desde a origem, o que é coerente com a ideia de gestão de documentos prevista na Lei 8.159/1991, especialmente ao tratar da racionalização e eficiência no tratamento dos documentos ao longo do ciclo de vida. Por isso o item está certo. A criação não é só “produzir papel” ou arquivo digital: é a fase em que se estabelecem critérios para que o documento já nasça adequado ao fluxo administrativo e às necessidades de controle e preservação. A doutrina arquivística também destaca que a padronização é uma medida preventiva importante, porque facilita as etapas seguintes, como classificação, tramitação, avaliação e destinação. Em prova, pense assim: se o documento começa bagunçado, o arquivo inteiro sente. Se nasce padronizado, a gestão documental agradece.

Resposta correta: E

A NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística) foi criada justamente para padronizar a descrição de documentos de arquivo no Brasil, alinhando a prática nacional com os princípios internacionais de descrição. E um dos pilares dessa norma é a descrição multinível, isto é, descrever do geral para o particular, respeitando a estrutura do fundo, das séries, subséries e itens. Isso ajuda a manter o contexto arquivístico e evita tratar cada documento como se estivesse solto no mundo, sem relação com o acervo de origem. Por isso, a afirmação da questão está errada: a NOBRADE não tem como limitação a ausência da descrição multinível, porque essa lógica está expressamente incorporada à norma. Na prática, ela trabalha com níveis de descrição e com a ideia de vinculação entre as partes do arquivo, o que é essencial para preservar proveniência e organicidade. A própria inspiração da NOBRADE vem da descrição arquivística internacional, especialmente a ISAD(G), que também adota a lógica multinível. Então, se a questão disser que a NOBRADE ignora esse modelo, desconfie na hora: é exatamente o contrário que costuma ser cobrado em prova.

Resposta correta: C

Protocolo é a porta de entrada da informação no órgão. É ali que a correspondência chega, recebe registro, tramitação inicial e segue o fluxo para o setor competente. Em provas de Arquivologia, isso aparece bastante porque o protocolo não é só uma "recepção de papel": ele participa da organização inicial do documento dentro da instituição. Quando a questão fala em classificação das correspondências, ela está falando justamente da identificação do assunto e do encaminhamento ao destino correto, etapa que integra o tratamento inicial dado pelo protocolo. Na prática, o protocolo faz a leitura da correspondência, registra, classifica e distribui, conforme as normas internas do órgão. Por isso o item está certo. A ideia está alinhada com a doutrina arquivística de gestão de documentos, em que o protocolo atua no recebimento, registro, distribuição, expedição e acompanhamento da tramitação. A classificação, nesse contexto, é parte do trabalho de organizar e encaminhar as correspondências para que elas cheguem ao setor responsável sem virar um passeio turístico pelo órgão. Então, guarde o raciocínio: protocolo não é só carimbo e pilha de papel. Ele também ajuda a classificar a correspondência para que o documento siga o fluxo correto e cumpra sua função administrativa.

Resposta correta: E

A avaliação de documentos é uma etapa central da gestão de documentos, e não um detalhe decorativo para arquivar papéis antigos. Ela serve para identificar o valor dos documentos, definir prazos de guarda e decidir o que vai para eliminação e o que deve ser recolhido para guarda permanente. Por isso, o item erra ao dizer que a avaliação destaca apenas documentos de caráter permanente. Na prática, ela olha para o ciclo de vida todo: documentos correntes, intermediários e, ao final, permanentes. Se você avalia bem, você evita acumular documento sem valor e também protege o que realmente precisa ser preservado. Na doutrina arquivística, a avaliação é vista como função essencial da gestão documental, junto com classificação, arranjo, descrição e destinação. A Lei 8.159/1991, que trata da política nacional de arquivos, reforça essa lógica ao tratar da gestão de documentos como um conjunto de procedimentos voltados à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento. Então, o gabarito é Errado porque a avaliação não é dispensável no programa de gestão de documentos. Pelo contrário: sem avaliação, o arquivo vira depósito, e não instrumento de organização, economia de espaço e preservação da memória.

Resposta correta: C

Em gestão de documentos, nada começa no vazio: primeiro você precisa entender o contexto de negócio da instituição, isto é, sua missão, atividades, funções e processos. É isso que mostra quais documentos são produzidos, por quanto tempo precisam ser usados e qual tratamento cada um deve receber. Sem esse mapeamento, a política arquivística vira um chute elegante. Por isso, o diagnóstico da situação arquivística é tão importante. Ele permite levantar como os documentos circulam, quem os produz, onde ficam guardados, quais riscos existem e se a instituição está acumulando papel e arquivo morto sem critério. Esse diagnóstico alimenta a política de gestão documental e ajuda a definir instrumentos como plano de classificação, tabela de temporalidade e procedimentos de eliminação e recolhimento. A frase da questão está correta porque a política de gestão de documentos não nasce de preferências pessoais nem de modismo administrativo. Ela deve derivar dos objetivos principais da instituição, ou seja, do seu negócio. Se a organização existe para prestar determinado serviço público, os documentos devem ser geridos de acordo com as necessidades desse serviço, garantindo valor administrativo, legal, fiscal e histórico. A doutrina arquivística trata exatamente disso: gestão de documentos é planejamento e controle do ciclo de vida documental em função das atividades institucionais. Na prática, você olha para a instituição primeiro, depois organiza os arquivos. É o famoso: antes de arrumar a gaveta, descubra o que ela precisa guardar.